5 PASOS PARA GESTIONAR EL CAMBIO EN LAS ORGANIZACIONES

Con motivo del COVID 19 y de las consecuencias del confinamiento, están ocurriendo cambios que afectan nuestras vidas. Algunos de ellos:

• Distanciamiento social. Nos estamos acostumbrando a vivir a 2 metros de distancia los unos de los otros, a evitar el contacto físico, a sospechar de todo el mundo. Cambio difícil para quienes estábamos acostumbrados a la comunicación interpersonal.

• Trabajo y estudio en casa. La educación y el trabajo cambiaron para siempre. Estas 2 instituciones están siendo súbitamente modificadas. Después de la pandemia, algunas personas y empresas ya no van a querer regresar al lugar en el que compartían con otros humanos.

• Digitalización de la economía. Las personas estamos dejando de utilizar el dinero. A partir de este año, las personas dudan de los billetes y del efectivo.

• Importancia de los datos. Estamos tomando consciencia de que la información es el mayor activo.

Es preciso que quienes administramos y trabajamos en los negocios (generadores de empleo), respondamos rápida y efectivamente para permanecer en el mercado. En ocasiones va a ser necesario dirigir el rumbo de las organizaciones hacia nuevos puertos, desarrollar procesos de transformación a gran escala que impacten positivamente el rol del talento humano y de las organizaciones.

Este artículo propone ideas para una gestión exitosa de los procesos de cambio.

¿Cómo Diseñar y Aplicar Exitosamente Procesos de Cambio?

Tenga en mente que una buena gestión del cambio puede ser la diferencia entre el éxito o fracaso de las medidas implementadas.

1. Diagnosticar la situación actual y definir la situación deseada

Para el diagnóstico de la situación actual se pueden realizar dos diagnósticos: uno interno y uno externo.

El diagnóstico interno investiga cuáles son las áreas, estrategias y prácticas que tiene la empresa, que son recomendadas internacionalmente. Esta información facilita la toma de decisiones y el diseño de programas de cambio eficaces; también brinda una excelente oportunidad para que la gente de la Compañía aporte ideas para el mejoramiento.

Esta etapa puede incluir información interna que con frecuencia es pasada por alto. Por ejemplo:

· Niveles de ausentismo

· Clima organizacional

· Tendencia en ventas

· Reclamos y devoluciones

El diagnóstico externo indica la adaptabilidad y respuesta oportuna a los cambios que ocurren en el entorno político, económico, social y técnico en el que se desenvuelve la empresa y presenta una valiosa ocasión para obtener información de los stakeholders (proveedores, distribuidores, clientes, etc.)

Éste diagnóstico arroja información de los clientes (tal como sus niveles de conocimiento, hábitos de compra y su satisfacción postcompra), así como información de competencia (tal como sus estrategias).

Metodológicamente, los diagnósticos pueden acudir a:

· Datos internos

· Encuestas

· Observaciones

· Sesiones de grupo

· Benchmarking

2. Rediseñar

Una vez elaborado y analizado el diagnóstico es necesario revisar, y de ser necesario, modificar los valores, misión, visión, objetivos, estrategias y estructura de la compañía, fortaleciendo los planes, áreas o productos que presentan problemas o requieren mejoras, para avanzar hacia una nueva cultura.

El diseño o rediseño es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización.

A manera de ejemplo, se pueden representar las conexiones entre áreas o departamentos por medio de un organigrama.

En esta etapa es necesario prever el fortalecimiento de las competencias y herramientas necesarias para la transformación y los ajustes requeridos en estructura y procesos de refuerzo del cambio.

Un error frecuente en la planeación es el de diseñar únicamente el aspecto técnico del cambio, dejando de lado el aspecto humano.

3. Comunicar los cambios planeados

Con el plan en mano, es necesario implementar los cambios y para ello, una primera acción importante es la de comunicar el proceso que se va a llevar a cabo, con el fin de:

• Presentar los cambios y sus beneficios

• Aumentar los niveles de aceptación y compromiso

• Disminuir los niveles de resistencia.

• Incrementar los niveles de participación y cooperación de todos

Algunos errores frecuentes son los de quererlo comunicar todo al tiempo o asumir que los trabajadores, clientes y otros stakeholders tienen la obligación de enterarse por su propia cuenta.

La comunicación se puede hacer por varios canales y medios tales como intra red, carteleras, boletines, capacitaciones, concursos y redes sociales para proveedores, directivos, trabajadores, distribuidores y clientes y medios masivos para el público en general.

La estrategia incluye la definición de los objetivos de comunicación, la selección de medios, cronograma y presupuesto a utilizar.

Con frecuencia, la inexistente o inadecuada comunicación del cambio genera altos niveles resistencia y fracaso de proyectos.

4. Implementar y anclar los procesos de cambio

Luego de diagnosticar, diseñar y comunicar, se inicia la implementación para crear unas nuevas condiciones, una nueva cultura. Un factor del éxito de esta etapa es el de seleccionar y asignar líderes capaces de organizar, comunicar, motivar, entrenar, dirigir y retroalimentar equipos de alto rendimiento que implementen los cambios en los procesos de forma dinámica, proactiva y efectiva, minimizando los niveles de resistencia.

Para la gestión, aceptación y permanencia los procesos de cambio, para anclarlos exitosamente, se requiere de un buen diagnóstico, de una clara definición de la visión del cambio, de estrategias de comunicación eficaces, de buenos procesos de selección y entrenamiento, de estructuras y proyectos fáciles de adoptar, de una preocupación, políticas y prácticas que privilegien el bienestar de los trabajadores y obviamente, de una efectiva orientación al cliente.

5. Retroalimentar

La permanencia de los cambios requiere de espacios que permitan para evaluar y retroalimentar oportunamente la necesidad de nuevos cambios para lograr los objetivos.

Los cambios que están ocurriendo requieren de respuestas rápidas, de procesos cuidadosos. Esperamos que los 5 pasos descritos en este documento le ayuden a gestionar el éxito de su organización, en respuesta a la crisis.

LE DESEAMOS UNA GESTIÓN EXITOSA

DEL CAMBIO EN SU ORGANIZACIÓN

El Proyecto Nueva Era Empresarial persigue generar ideas que ayuden a salvar empresas y empleos. Encuéntrenos en:

https://nuevaeraempresarial.wixsite.com/blog.

Celulares: 313-397-0707 / 310-814-918

Por Álvaro Cifuentes, Laura Díaz y Zayra Gómez, consultores del proyecto Nueva Era Empresarial.